2024-06-13 Rīgas Ūdens Procesu atomatizācijas piedāvājums

Ievads

Dr. Ēvalds Urtāns veica GenAI semināru 2024. Gada marta beigās, pēc kura tika veiktas intervijas 4h garumā ar tre departamentiem, kuru rezultātā tika izpētīti esošie procesi un dotas rekomendācijas procesu automatizācijai. Tika atrasts, ka vissarežģītākais process ir iepirkumu daļai, bet visātrāk, lielā apjoma dēļ, varētu atmaksāties personāla atlases procesa automatizācija.

1. Iepirkumu daļa

Cilvēki tikšanās laikā: Ieva Aprāne, Vita Rubene, Sandra. Bija liela intrese no darbiniekiem automatizēt laikietilpīgus un manuālus procesus.

Iepirkuma process, šobrīd:

1. Tehniskā specifikācija (nāk no ārēja departementa)

2. Rīkojums par iepirkuma komisijas izveidi. Šādi jāsagatavo aptuveni 30 mēnesī.

3. Apliecinājums dalībniekiem komisijā (2+2). Šādi jāsagatavo aptuveni 60 mēnesī.

4. Iepirkuma nolikuma dokuments (apjomīgs darbs)

5. Iekšejais protokols sanāksmei

6. Apspriede ar piegādātājiem (ja nepieciešams)

7. Ievāc atbildes uz papildus jautājumiem no piegādātājiem (ja nepieciešams). Arī paši potenciālie piegādātāji var uzdot jautājumus

8. Iepirkuma nolikuma grozījumi (ja nepieciešams)

9. Sanāksmes ar ientresētajiem piegādātājiem (ja nepieciešams)

10. Izsludina iepirkumu EIS, mājaslapā un iepirkumi.lv

11. Atvēršanas protokols

12. Vētēšanas protokols (komisija izveido, apjomīgs darbs). Satur būvdarbu tāmes, daudz pozīcijas, kur salīdzinātas cenas pa pozīcijām.

13. Iepirkuma procesa ziņojums (apkopojums vienā dokumentā)

14. Paskaidrojuma raksts. Jānorāda vai atbilst neatbilst bužetam

15. Ziņojums padomei

16. Var tikt arī atkārtoti organizēts, ja neveiksmīgs rezultāts

17. Līgums

18. Rezultātu vēstules pretendentiemm

Parasti ir kopā 100 aktīvi iepirkumi mēnesī, kur katram cilvēkam pa 20 iepirkumiem, kurus pieskatīt.

Vēl viens process, kur potenciāls automatizācijai ir “Iepirkumu speciālistu noslodzes uzskaite”. Uzskaite palīdz noskaidrot cik katram speciālistam ir darījumi un kādā stadijā katrs darījums. Katras komisijas sekretārs manuāli aizpilda šo dokumentu. Šobrīd šis dokuments ir Excel formātā, bet parasti mūsdienās šādus projekta satusus vada informācijas sistēmas.

Stadijas iepirkumiem:

1. Nav uzsākts

2. Projekts sagatavots (gaida saskaņojumu)

3. Atkārtoti organizēts

4. Vērtēšana

5. Izsludināts

6. Rezultāti

1.1. Risinājums iepirkumu daļai

Pašreizējais stāvoklis liecina, ka pirms mākslīgā intelekta risinājumiem būtu jāievieš klasiska datu un procesu vadības sistēma, bet tā kā ir iespēja jau no sākuma ieviest automatizācijas, tad var plānot kā izmantot efektīvi AI.

Procesi, kuri regulāri atkārtojas darbs ar potenciālu automatizācijai:

1. Līdzīgu Tehnisko specifikāciju atrašana. Var atrast automātiski iepriekšējos iepirkumos pa pozīcijām līdzīgas tehniskās specifikācijas, lai pāatrinātu iepirkuma procesu. Analīze līdz 8h uz iepirkumu no kuras izriet komisijas izveide.

2. Rīkojums par iepirkuma komisijas izveidi. Var tikt sastādīts balstoties uz iepriekšējiem līdzīgiem iepirkumiem un cilvēku pieejamību. Sagatavošana līdz 1h uz iepirkumu.

3. Apliecinājums dalībniekiem komisijā. Var automātiski izveidot no Rīkojuma dokumenta.

4. Iepirkuma procesa ziņojuma sagatavošana. Dokuments, kuru varētu izveidot automātiski apvienojot visus iepriekšējos dokumentus. Sagatavošana līdz 4h uz iepirkumu.

5. Paskaidrojuma raksts. Dokuments, kuru varētu izveidot automātiski apvienojot visus iepriekšējos dokumentus. Sagatavošana līdz 4h uz iepirkumu.

6. Vērtēšanas protokola sagatavošana. Sēdi var transkribēt automātiski ar pitchpatterns.com rīgu, ierakstot sēdi datorā. No sēdē pateiktā un iepriekšējiem dokumentiem var sagatavot melnraksta vērtēšanas protokolu. Sagatavošana līdz 4h uz iepirkumu.

7. Automatizēta iepirkuma satusa atsekošana. Ja kāds iepirkums nevirzās uz priekšu speciālists un vadība tiek informēta, lai var novērst problēmu cēloņus. Var arī automātiski atrast līdzīgus ieprikumus, kur arī ir bijušas šādas problēmas. Statusu atsekošana līdz 2h uz iepirkumu.

Automatizāciju potenciāls ir paātrināt šos procesus 30-100% (100% tos kurus var pilnībā automatizēt). *Potenciālais ietaupījums uz projektu vismaz 7h darba stundas*, ieviešot automatizācijas!

Izveidot jaunu informācijas sistēmu, kura būtu pielāgota pa soļiem, lai pakāpensiki automatizētu dokumentu sagatavošanu, atsekošanu un rakstisko komunikāciju. Darbiniekiem sistēma būtu pieejama iekšējā tīklā caur web pārlūku un būtu integrēta ar Microsoft SharePoint nodrošinot “backup” variantu dokumentu apstrādei un netraucējot esošo procesu.

Nepieciešama informācijas sistēma, kur ievietot iepirkumus un atkarībā no stadijas ievadīt dokumentus, un reizē saņemt jau automātiski sagatavotus dokumentus.

Ar laiku būtu iespējams vairākus soļus procesā automatizēt pilnībā, kur, piemēram, no tehniskās specifikācijas tiek izveidots potenciālais komisijas sastāvs, epastos tiek saņemta piekrišana, tad Rīkojums un Apliecinājums.

Tāpat var automatizēt “Iepirkuma procesa ziņojumu” un “vērtēšanas protokola” melnraksta izveidi kurš paņem daudz laika izstrādē.

Automātiski izveidotie dokumenti tiks izveidoti pēc iepriekš definētiem šabloniem, kurus būtu iespējams ērti mainīt. Ievades dokumenti no ārējiem partneriem var nebūt pēc vienota šablona. Mākslīgais intelekts spēs kategorizēt informāciju neatkarīgi no formāta.

1.2. Tehniskais piedāvājums iepirkumu daļai

Pamata sistēma:

1. Flask Web balstīta platforma ar vienotu Rīgas Ūdens autentifikāciju un piekļūvi SharePoint

2. PostgreSQL datubāze, kur glābāt meta datus un iepirkumu statusus, kā arī vektoru datubāzi ar līdzīgo saturu, katrā procesa solī

3. MS Sharepoint esošās failu struktūras. Pamata sistēma failus novietotu un paņemtu šajā sistēmā.

4. Integrācijas ar Outlook epastiem IMAP

Mākslīgā intelekta sistēmas:

1. eldigen.com LLM aģentu sistēma, kuru var pielāgot un uzstādīt on-premises vai arī MS Copilot API

2. pitchpatterns.com sistēma, kura jau ir uzstādīta Rīgas Ūdens serveros, to nepieciešams tikai pieslēgt sapulču ierakstīšanai, lai iegūtu transkriptus un kopsavilkumus

1.2. Finansiālais piedāvājums iepirkumu daļai

Pamata sistēmas izstrāde ar stundu likmi 75EUR/h, 3 cilvēku mēneši, izmaksas aptuveni 36000 EUR+PVN.

Potenciāli sistēmas izveide varētu atmaksāties sliktākā gadījumā 36000 / (15EUR/h alga* 7h ietaupījums) = 342 projektu laikā, optimālā situācijā 150 projektu laikā

eldigen.com LLM aģentu sistēmas abonaments 500EUR/mēn (apjomam vajadzētu pietikt uz visiem pielietojumiem) pitchpatterns.com sistēmas papildus licenses 100EUR/mēn

2. Tiesiskā nodrošinājuma daļa

Jauna stuktūrvienība, kuru vada Haralds Skaburskis. Pirms tam pieredze KPMG un Krājbankā, kur tika izmantotas dažādas informācijas sistēmas. Šobrīd Rīgas Ūdenī neizmanto speciālas informācijas sistēmas.

Siendz vispārēju juridisko atbalstu. Sagatavo Līgumus un Atzinumus. Atzinumu sagatavošanā iet cauri tehniskajiem noteikumiem. Pārbauda dokumentus. Pārbauda parakastus vai tie spēkā un pilnvaras spēkā.

Vada vairākus tesvedību procesi ar būvfirmām. 80% gadījumu tiesvedības līdzīgas (kavējuma dienu skaits, paziņojumi par atkāpēm no līguma, utt)

Jaunu darbinieku apmācība nav nepieciešama, jo jaunie darbinieki šajā nodaļā jau ir pieredzējuši.

Daudz laika tiek patērēts meklējot dokumentus EDUS sistēmā, jo meklētājs ne vienmēr spēj atrast vajadzīgo informāciju. Ikdienā daudz izmanto Outlook, kur vieglāk atrast informāciju. Būtu labi, ja sistēma spētu atrast Būvfirmu atsauces dokumentos, konkrētas summas, utt.

Procesi, kuri regulāri atkārtojas darbs ar potenciālu automatizācijai:

1. Mākslīgā intelekta meklētājs EDUS sistēmā, lai varētu uzdod jautājumus par līgumiem un iegūt precīzas atsauces. Meklēšanas darbi potenciāli nedēļā līdz 4h

Potenciāli nākotnē varētu arī veikt automātisku dokumentu pārbaude pirms jurista pārbaudes. Var automatīski pārbaudīt atzinumu atbilstību tehniskiem noteikumiem. Parakstu pārbades, ja pilnvaras atrodas centralizētā vietā SharePoint.

2.2. Tehniskais piedāvājums iepirkumu daļai

Pamata sistēma:

1. Flask Web balstīta lietotāju saskarne, kura atver EDUS sistēmā ieraksus

2. PostgreSQL datubāze ar vektoru datubāzi ar līdzīgo saturu

Mākslīgā intelekta sistēmas:

1. eldigen.com LLM aģentu sistēma, lai nodrošinātu semantiskās meklēšanas funkcijas

2.2. Finansiālais piedāvājums iepirkumu daļai

Pamata sistēmas izstrāde ar stundu likmi 75EUR/h, 1 cilvēku mēnesis, izmaksas aptuveni 12000 EUR+PVN.

Potenciāli sistēmas izveide varētu atmaksāties 12000/(16*30)=25 mēnešu laikā sliktākā gadījumā, optimāli 12 mēnešu laikā

eldigen.com LLM aģentu sistēmas abonaments 500EUR/mēn (apjomam vajadzētu pietikt uz visiem pielietojumiem)

3. Personāla atlases daļa

Cilvēki tikšanās laikā: Sanita Liopa

Personāla atlases process:

1. Prasību identifikācija sadarbībā ar struktūrvienību vadītājiem

2. Sludinājuma sagaravošana

3. Publicēšana ārējos kanālo, portālos (LinkedIn un citos)

4. Pirmreizējā pieteikumu vērtēšana (pieredze no CV, cietās kompetences)

5. Otrreizējā pieteikumu vērtēšana (vadītāju vadīta filtrēšana, tiek nofiltrēti ap 50%)

6. Intervijas klātienē un attālināti. Soft skills prasību un zināšanu pārbaude .

7. Ziņojums valdei par pretendentu atlasi (par katru darbinieku)

8. Valde apstiprina katru darbinieku

Process tiek atsekots Excel tabulā. Parasti atvērtas ap 20 pozīcījas. Katru dienu otro dienu 50 cilvēki uz intervijām nāk. 100 kandidāti nedēļā. Kandidāti šobrīd tiek manuāli sagrupēti epastos pēc nosaukuma.

Interviju process:

1. Protokols (pēc intervijas)

2. Klātienes un attālināto interviju ieraksts

3. Definēti jautājumi uz kuriem iegūst atbildes

4. Komisija 2-3 cilvēki intervē kandidātu

5. Komisija vērtē kompetences

Līdzīgi kā iepirkumu daļā būtu nepieciešama informācijas sistēma, kas palīdz secīgi atsekot un izpildīt perosonāla atlases procesu tā vietā, lai lietotu excel un epastus.

Procesi, kuri regulāri atkārtojas darbs ar potenciālu automatizācijai:

1. Pirmreizējā pieteikumu vērtēšana. Ar RAG un AI sistēmām var automātiski salīdzināt atbilstību prasībām un iepriekšējiem kandidātiem, iedodot atbildības skaitlisku vērtējumu procentos un izceltas atšķirības. 15min uz vakanci.

2. Interviju protokols. Ar PitchPatterns, kurš jau ir pieejams Rīgas Ūdenī, veikt intervijas pierakstus, apkopojumu un sagatavot protokolu. 30min uz vakanci.

3. Ziņojums valdei par pretendentu atlasi (par katru darbinieku). 30min uz vakanci.

3.2. Tehniskais piedāvājums iepirkumu daļai

Pamata sistēma:

1. Flask Web balstīta platforma ar vienotu Rīgas Ūdens autentifikāciju un piekļūvi SharePoint

2. PostgreSQL datubāze, kur glābāt meta datus un personāla datus, kā arī vektoru datubāzi ar līdzīgo saturu, katrā procesa solī

3. MS Sharepoint esošās failu struktūras. Pamata sistēma failus novietotu un paņemtu šajā sistēmā.

4. Integrācijas ar Outlook epastiem IMAP

Mākslīgā intelekta sistēmas:

1. eldigen.com LLM aģentu sistēma, kuru var pielāgot un uzstādīt on-premises vai arī MS Copilot API

2. pitchpatterns.com sistēma, kura jau ir uzstādīta Rīgas Ūdens serveros, to nepieciešams tikai pieslēgt sapulču ierakstīšanai, lai iegūtu transkriptus un kopsavilkumus

3.2. Finansiālais piedāvājums iepirkumu daļai

Pamata sistēmas izstrāde ar stundu likmi 75EUR/h, 2 cilvēku mēneši, izmaksas aptuveni 24000 EUR+PVN.

Potenciāli sistēmas izveide varētu atmaksāties (50% atlasīti pēc CV) pēc 24000/9000=3 mēnešiem.

CV vērtējumi: 4 nedēļas * 200 kandidāti * 0.25 h * 15 EUR.h = 3000 EUR Intervijas un protokoli: 4 nedēļas * 100 kandidāti * 1.0 h * 15 EUR.h = 6000 EUR

eldigen.com LLM aģentu sistēmas abonaments 500EUR/mēn (apjomam vajadzētu pietikt uz visiem pielietojumiem) pitchpatterns.com sistēmas papildus licenses 100EUR/mēn