2025-05-16 RTU Kontaktcentra Eldigen Darba Uzdevums

Projekta mērķis ir maksimāli automatizēt e-pastu plūsmu RTU uzņemšanas laikā. Tas jau ir sācies maijā, bet lielākā plūsma sagaidāma no 9. jūlija.

Studenti paši raksta uz uznemsana@rtu.lv e-pastu, lai iestātos studiju programmā. Vai arī to neatkarīgi no RTU uzņemšanas dara caur latvija.lv portālu, bet to mēs neaiztiekam.

Vel citi departamenti pārsūta savus epastus uz uznemsana@rtu.lv, ja studenti nepareizi raksta uz RTU e-pastu uz tām adresēm, piemēram, epasti tiek pārsūtīti arī no: info@rtu.lv, rtu@rtu.lv, majaslapa@rtu.lv, admission@rtu.lv (šo pārvalda ārzemju studiju departaments), iestajparbaudijumi@rtu.lv

1. Kontaktpersonas

Elona Kangro Elona.Kangro@rtu.lv +37129210571 RTU Studiju departamenta Uzņemšanas komisija Ikdienā primāri strādā ar e-pastu komunikāciju

Marika Vaitkevica Marika.Vaitkevica@rtu.lv +37128244244 RTU Studiju departamenta Uzņemšanas komisija Primāri strādā ar iestājpārbaudījumu specfiku, bet arī pārvalda Epastus https://www.rtu.lv/writable/public_files/RTU_marika_vaitkevica.jpg

Ivars Miezis, Ivars.Miezis@rtu.lv RTU IT departamenta vadītājs Sazināties saistībā ar plugin instalāciju un epastu piekļuvēm +37129120516 https://www.linkedin.com/in/ivars-miezis-6943545/?originalSubdomain=lv https://media.licdn.com/dms/image/v2/D4D03AQGy5lDrFksz6Q/profile-displayphoto-shrink_400_400/profile-displayphoto-shrink_400_400/0/1676016382468?e=1752710400&v=beta&t=K25OSM2u8utHVgvm0x1KNWJbgcNRHZtTrnqpRlUICGA

^ Līgumi un datu drošība ir saskaņota, viņam vajadzētu dot piekļuves

Laura Zaķe Laura.Zake@rtu.lv +37129393334 Acting Director of the Department of Studies, tikai ārtkārtas gadījumos sazināties https://www.linkedin.com/in/laura-za%C4%B7e-ab232855/?originalSubdomain=lv https://media.licdn.com/dms/image/v2/D4D03AQEhshT6JzjBBw/profile-displayphoto-shrink_400_400/B4DZQrU4O0GUAo-/0/1735893681707?e=1752710400&v=beta&t=RDZxeYykfLmOW5gqHFEihlnKUXeaSqhFPsJu-6GsS34

2. Plānotie pielietojumi

Pielietojumi varētu būt arī kā tēmu grupas Eldigen, bet visticamāk tēmas būs vairāk.

2.1. Vispārīgo jautājumu pielietojumi (jau gatavs Eldigen)

Ja nav skaidrs par kuru studiju programmu vai procesu ir jautājums Eldigen sistēmai pirms atbildes sniegšanas jāuzģenerē e-pasts ar papildus informācijas iegūšanu. Šādus varētu ari automātiski izsūtīt pirms tos izskata RTU darbinieki. Vaja saskaņot.

Vispārīgi jautājumi

Balstoties uz materiāliem atbildēt par to ko viņi jau paši var atrast, bet nemāk atrast.

Saskaņošanas kārtība par uzņemšanu srtudiju programmā A daļa

Gadījumos, kad piemēram ģeogrāfs vēlas studēt maģistrantūrā datorzinātnēs, jāveic saskaņošana ar attiecīgās studiju programmas vadītāju. Nepieciešams, ka no dokumentiem studentam uzģenerē skaidrojumu kā rīkoties un iedod programmas vadītāja kontaktinformāciju. Nepieciešams šo informāciju dabūt no Elonas vai Marikas. Kad students saskaņojis ar programmas vadītāju, tad tiek izpildīta B Daļa, zemāk 2.2. punktā.

Stridi

Kad students saka, ka pieteicās citā studiju programmā, tad jāuzģenerē skaidrojums kā rīkoties un iedod informāciju par studiju programmu. Nākotnē varētu no studiju sistēmas dabūt informāciju par statusu.

Olimpiāžu uzvarētāji vai obligātā militārā dienesta beidzēji bieži strīdās par to, ka viņiem nav automātiski pieņemti studiju programmā, jo jākārto visiem iestājpārbaudījumi atsevišķās programmās. Eldigen jāuzraksta skaidrojums kā rīkoties un, ka budžeta vietas un iestājpārbaudījumi ir divas dažādas lietas.

Jānoskaidro no Elonas vai Marikas, kādi vēl var būt stridi.

Atjaunošanās studijām

Gadījumos, kad students pēc studiju pārtraukuma vēlētos atjaunot studiju, jāuzģenerē skaidrojums kā rīkoties un iedod informāciju par studiju programmu.

⚠️ Noskaidrot vēl kādas tēmas eksistē un palīdzēt izplānot materiālus ar kuriem Eldigen varētu atbildēt.

2.2. Integrācijas pielietojumi

Šos pielietojumus programmējam, kad 2.1. ir pabeigti.

Centralizēto eksāmenu sertifikātu pārbaude un atbilstības nodrošināšana

Viena no vienkāršakajām custom integrācijām, jo nav ārējās sistēmas. Jāpārbaudā, ka EDOC/PDF ir korekti parakstīts (nevis students parakstījis, bet izdevēja iestāde). Pārbauda, ka sertifikāta saturs ir korekts. Pārbauda pēc kritērijiem, kurus iedos RTU Studiju departamenta Uzņemšanas daļas cilvēki. Jāņem vērtā, ka vecākos sertifikātos atšķirsies kodējums, nebūs procenti, bet burti A, B, C, ... līmēņi. Tipiski studenti atsūta nederīgu vai paša parakstītu sertifikātu.

Nepieciešams, ka Eldigen, jau fonā apstrādā šos epastus un sagatavo atbildes par neatbilstībām. Ja nav neatbilstības, tad uzraksta, ka sertifikāts ir korekts, pārbaudīts un pieņemts.

Nepieciešams dabūt no RTU Studiju departamenta Uzņemšanas daļas kritērijus, kā pārbaudīt sertifikātu un paraugus pēc iespējas vairāk sertifikātu veidiem (lai viņi nodzēš Vārdu un Uzvārdu, bet ne nodzēš kodējumu).

Velāk vajadzēs implementēt, ka uzreiz tiek caur API pievienots studiju vadības sistēmā.

Saskaņošanas kārtība par uzņemšanu studiju programmā B daļa

Šī daļa seko pēc A daļas, kura aprakstīta 2.1. punktā. Kad students ir saskaņojis, ka drīkst pieteikties studiju programmā, tad iekšēji studiju programmas vadītājs sūta uz uznemsana@rtu.lv e-pastu ar savu piekrišanu. Nepieciešams, ka Eldigen apstrādā šos epastus un sagatavo atbildi pašam RTU darbiniekam un pievieno piekrišanu studiju vadības sistēmā caur API.

⚠️ Noskaidrot vēl situācijas, kur darbiniekiem manuāli jāveic dokumentu pārbaude vai pārnešanas starp sistēmām.

3. Uzdevumi

Ieplābnot reizi nedēļa regulāru tikšanos kurā ir Justīne un Marta
Izveidot Eldigen aģentu RTU uzņemšanas e-pastam uznemsana@rtu.lv, konfigurēt ar materiāliem un failiem. Sastādīt tēmas un piesaistīt materiālus tēmām.
Ar Ivara palīdzību pieslēgt uznemsana@rtu.lv IMAP, lai varētu sākt testēt sistēmu. Jau laicīgi dabūt API piekļuves un dokumentāciju studiju vadības sistēmai, izskaidrot viņam pielietojumus.
Asya iekšēji testēt vai atbildes izskatās korektas, tiklīdz ir pārbaudīt ar Elonu un Mariku.
Jāspēj atbildēt uz vispārīgo jautājumu tēmu grupām.
Ar Ivara palīdzību uzinstalēt plugin Chrome, lai varētu testēt sistēmu.
Ieviest custom integrācijas ar studiju vadības sistēmu.
Heniņai sagatavot Microsoft Outlook plugin bez Chrome un ar Ivara palīdzību uzinstalēt.